Non sono sempre sata una persona fissata con le agende, è un’esigenza nata da quando sono tri-mamma e gestisco da sola il mio lavoro. Allora ho passato ore cercando l’agenda perfetta che mi aiutasse a gestire al meglio il mio tempo, anzi, gli attimi di tempo tra le mille incombenze quotidiane.

Cosa cerco in un agenda

La mia agenda è la mia segretaria ma anche la mia motivatrice: mi accompagna, mi aiuta ad esser costante, mi ricorda le cose da fare ma anche gli obiettivi che mi sono posta.

Nella mia agenda ideale dovrebbe starci tutto il mio mondo: vita privata e lavorativa, piano di marketing e calendario editoriale, business plan e budget, menù settimanale e obiettivi dell’anno…

Cercavo uno strumento unico per poter gestire tutto, non troppo grande da poterlo mettere nello zaino ma nenache troppo piccolo per poterci scrivere comodamente. La carta delle pagine doveva essere spessa per poter scrivere con le penne a gel, evidenziare, disegnare con i pennarelli senza che l’inchiostro passasse sul retro del foglio.

Doveva avere una grafica semplice, minimal e pulita, le righe troppo grosse mettevano in secondo piano quello che scrivevo, le immagini colorate (che adoro) mi facevano fare viaggi mentali piuttosto che aiutarmi a concentrarmi sulle azioni da fare.

Ho provato con il bullet journal ma perdevo un sacco di tempo a disegnare piuttosto che a pianficiare e il fatto di non avere le date già scritte non mi aiutava a prendere impegni a lungo termine.

Non esiste? Facciamola!

Sono arrivata ad un punto in cui ho pensato: ok, non ho trovato quello che mi serve allora lo faccio io.  Quindi per qualche anno ho utilizzato l’agenda fatta da me.

on basta però avere l’agenda per essere organizzati e pianificare bene. Bisogna saperla usare, deve diventare uno strumento di cui ci si può fidare completamente per liberare la testa. 

La prima cosa da fare è stabilire chiaramente a cosa ti serve e cosa ci vuoi scrivere, e ciascuno ha le proprie esigenze.

La mia agenda è una sorta di to-do-list settimanale, uno strano ibrido tra planner, liste e bullet journal. Utilizzo una settimanale di Muji da quando non stampo più la mia.
Deve essere leggera (la porto ovunque), minimal (non amo quelle troppo colorate, la coloro da sola in base ai miei codici colore), spaziosa.

Per me è un punto di riferimento per le cose da fare: serve per pianificare le giornate e gli impegni e le cose da fare in base a questi. Fondamentale è anche il calendario Google condiviso in famiglia per essere sempre aggiornata e a mia volta aggiornare gli impegni che coinvolgono altre persone.

Resta aperta ogni giorno sulla mia scrivania e man mano spunto le cose fatte.

Ogni settimana apro il calendario condiviso e l’agenda, per allineare le cose da fare agli impegni e appuntamenti. Sposto le cose da fare in giorni propizi, consulto la to do list mensile e valuto se e quando inserire le attività.

Uso anche la vista mensile, soprattutto a inizio anno e inizio mese, per avere uno sguardo complessivo agli impegni e per pianificare i giorni di vacanza e la comunicazione.

Aggiungo anche post-it per segnare appunti, note, liste temporanee… che a volte si muovono di settimana in settimana.

Non solo agenda

Oltre all’agenda sulla mia scrivania ci sono altri due quaderni:

• un piccolo quadernetto di Muji dove appunto tutte le idee che mi vengono in mente, che consulto regolarmente nelle giornate di pianificazione;
• un meraviglioso quaderno di Linda Nuove Abitudini che contiene l’essenza del mio brand: vision, mission, business plan…

Le mie regole per usare bene l’agenda:

• scrivere tutto, subito: impegni privati e di lavoro;
• tenerla sempre aperta in vista sopra la scrivania;
• aggiungere divisori con linguetta per trovare subito le pagine importanti (obiettivi, piano annuale, piano del mese in corso);
• usare un codice colore: rosso per gli appuntamenti, verde per gli impegni familiari, nero per il lavoro, blu per le note, rosa per il tempo per me;
• barrare le cose fatte (grande soddisfazione!);
• segnare al massimo tre attività importanti da fare per ogni giorno;
• prendermi un momento ogni settimana per organizzare quella successiva.

La cosa più importante: fare quello che ho scritto in agenda! 🙂